Новый журнал хозяйственных операций
По окончании очередного отчетного года имеет смысл сохранить журнал хозяйственных операций за прошедший год в архиве.
Архив можно хранить на внешних носителях или в резервной папке на жестком диске. После создания архивных копий следует завести новый журнал хозяйственных операций.
В принципе, новый журнал можно заводить в любое время и как угодно часто, но следует помнить, что для формирования отчетных документов за весь отчетный период, может понадобиться объединить несколько журналов хозяйственных операций.
Кроме того, следует учесть, что наличие нескольких журналов хозяйственных операций не очень удобно в повседневной работе и может привести к ненужной путанице или даже к потере данных.
Также следует учитывать, что согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить данные бухгалтерского учета не менее пяти лет. Поэтому обязательно сохраняйте архивные копии журналов хозяйственных операций за прошлые годы.
Замечание: создавать новый журнал хозяйственных операций рекомендуется по окончании календарного года или при реорганизации фирмы. Перед созданием нового журнала желательно сделать резервную копию текущего.
Для формирования нового журнала хозяйственных операций выберите пункт Операции/Новый журнал Главного меню.
В появившемся окне Сформировать новый журнал установите дату, по которую следует удалить имеющиеся операции в журнале и нажмите ОК.
Для задания даты можно воспользоваться встроенным календарем, нажав клавишу F2 или кнопку 
.
После указания даты создания нового журнала хозяйственных операций, программа запросит имя shp-файла нового журнала или, для сетевой версии, имя базы данных.
После формирования нового журнала программа выдаст сообщение об успешном выполнении операции:
Сформированный журнал не будет содержать хозяйственных операций с датой раньше введенной при формировании журнала.
Замечание для локальной версии: при заведении нового журнала хозяйственных операций все данные в старом журнале операций сохраняются. Всегда есть возможность загрузить старый журнал хозяйственных операций. Имя нового журнала не должно совпадать с именем старого журнала, иначе старый журнал будет перезаписан:
Замечание для сетевой версии: при заведении нового журнала хозяйственных операций создается новая база данных, старая база данных остается без изменений. Опция Сохранить внутреннюю нумерацию базы данных позволяет перенести в новую базу данных внутреннюю нумерацию счетов, операций, проводок и прочего (кроме исходных остатков) из старой базы данных. Если опция выключена, то создается новая внутренняя нумерация от 1. Значение этой опции по умолчанию можно указать в логическом параметре [NET] SaveKeys файла ibw.ini.